1. Datos generales y correcciones financieras
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Inversión inicial estratégica: 15,000 USD, aportada al 100 % por el Socio 1 (capitalista que reside en el extranjero).
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Presupuesto para cambio operativo: 1,500 USD.
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Cobertura geográfica: se adquirirá un triciclo eléctrico de carga y pasajeros para el reparto y traslado, eliminando la contratación de transporte externo.
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La moto de Ángel permanece como bien privado, no se usará en la operación.
2. Comunicación y reuniones
Reunión táctica semanal
Presencial, con socios operativos.
Reunión estratégica mensual
Todos los socios; el Socio 1 participa virtualmente si es necesario.
Comunicación diaria
Grupo privado de WhatsApp del negocio.
Gestión digital
Toda la información se gestionará de forma digital, salvo excepciones imprescindibles.
3. Gestión financiera y tesorería
4. Principio operativo de responsabilidades
Todos los socios pueden realizar cualquier función. Al terminar una tarea en un área que no es la suya, deben reportar los resultados al responsable designado de esa área.
El responsable de área rinde cuentas a los socios. Esto garantiza orden y trazabilidad.
5. Misión, Visión y Valores
Fase 1 – Validación de idea. Definir la identidad del negocio desde el inicio es crucial para alinear decisiones y transmitir coherencia al mercado.
Misión
"Ofrecer productos alimenticios de calidad, accesibles y con un servicio ágil en Centro Habana, apoyados en tecnología, logística eficiente y un trato humano cercano."
Visión
"Ser la comercializadora de alimentos de referencia en La Habana, reconocida por su eficiencia operativa, automatización y capacidad de escalar sosteniblemente."
Valores
6. Perfiles de los socios y roles específicos
Perfil: Aportó el 100 % del capital. No trabaja operativamente. Puede apoyar a tiempo parcial con contactos y trámites internacionales, y tiene libertad de viaje.
Justificación: Supervisa la inversión y facilita nexos con proveedores extranjeros inaccesibles para los demás socios.
Perfil: Graduado en Ciencias de la Computación. Especialista en PHP, WooCommerce, PrestaShop, automatización, Python, matemática avanzada, optimización de operaciones.
Justificación: Digitaliza todos los procesos, desarrolla la tienda online, automatiza inventarios y contabilidad, y gestiona las finanzas. Su perfil une tecnología y finanzas, motor de la escalabilidad.
Perfil: Graduado en Comercio Exterior, más de 15 años como director comercial en China, comprando a mayoristas y gestionando envíos a Cuba en negocios intergubernamentales. Vive en el Cerro y posee moto privada.
Justificación: Experto en cadena de suministro china y relación con proveedores. Además custodia el efectivo (tesorería), centralizando la caja física.
Perfil: 6 años de experiencia como logístico y administrador de recursos alimenticios y almacenes en Venezuela, distribuyendo a delegaciones médicas cubanas. Vive en Plaza de la Revolución, cerca de Yampier, sin transporte propio.
Justificación: Su dominio del almacenaje y distribución aplica directamente al manejo de inventario y a la distribución de última milla con el triciclo eléctrico.
7. Estructura organizacional basada en puestos
Para que el crecimiento sea orgánico, se definen puestos laborales, no asignaciones por persona. Una misma persona puede ocupar varios roles al inicio, pero luego se contratará para llenarlos sin rediseñar la empresa.
Puestos futuros: Auxiliar de almacén, Repartidor (triciclo eléctrico), Supervisor de inventario.
Puestos futuros: Analista de compras, Auxiliar de importaciones.
Puestos futuros: Desarrollador web, Especialista en datos, Técnico de sistemas.
Puestos futuros: Contador, Analista financiero.
8. Automatización y escalabilidad
Gracias a Yampier, se implementarán desde el inicio:
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Tienda online (WooCommerce/PrestaShop) para captar pedidos.
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Sistema de gestión de inventario digital.
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Automatización contable y de conciliaciones (cada 15 días).
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Reportes financieros digitales para el Socio 1.
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Toda información digital salvo excepciones, lo que permitirá trazabilidad y decisiones en tiempo real.
Con los procesos automatizados y la estructura por puestos, La Tienda podrá sostener la calidad, operar exitosamente y escalar con mínimo esfuerzo y máxima previsibilidad.
9. Las 6 etapas de desarrollo del negocio
Actualmente La Tienda se encuentra en la Etapa 1: Validación de idea. Se describen a continuación todas las etapas para anticipar el camino y preparar las estrategias correctas.
Objetivo: Probar que existe demanda real y un cliente recurrente dispuesto a comprar.
Estrategias a definir/ejecutar:
- Identificar al cliente real más recurrente, distinguiendo entre franja diurna y nocturna.
- Determinar los productos estrella por día y por noche mediante pruebas y registro digital de ventas.
- Experimentar con canales de comunicación para fidelizar.
- Recopilar datos de cada interacción para evaluar y pivotar.
- Definir Misión, Visión y Valores.
Objetivo: Iniciar ventas de forma más consistente, aunque con intermitencia.
Estrategias a definir/ejecutar:
- Analizar por qué el cliente viene y por qué se va.
- Consolidar el canal de comunicación más efectivo.
- Construir un colchón financiero de 3 meses de costos fijos.
- Estandarizar procesos básicos de atención y despacho.
Objetivo: Ya hay un flujo de ventas bueno y constante; ahora la prioridad es la rentabilidad.
Estrategias:
- Organización y control estricto de las finanzas: reducir costos y gastos maximizando ganancia.
- Optimizar precios, negociar con proveedores y mejorar márgenes.
- Registros contables digitales y conciliaciones quincenales rigurosas.
- Revisar el mix de productos: potenciar los más rentables.
Objetivo: La operación diaria desborda a los socios; es imprescindible estructurar y automatizar.
Estrategias:
- Automatizar todos los procesos del negocio (pedidos, inventarios, notificaciones, reportes).
- Formalizarse como MIPYME.
- Contratar personal para funciones operativas según la estructura de puestos definida.
- Liberar a los socios del día a día urgente para concentrarse en la estabilización.
Objetivo: El negocio funciona sin la presencia constante de los socios, pero la dependencia estratégica de ellos frena el crecimiento.
Estrategias:
- Redefinir roles para que los socios suelten actividades tácticas y se enfoquen en actividades estratégicas.
- Delegar supervisión operativa a mandos medios.
- Analizar nuevas líneas de negocio (catering, distribución, venta online avanzada).
- Establecer KPIs y panel de control digital para monitoreo remoto.
Objetivo: Crecer más allá del primer punto de venta.
Estrategias:
- Abrir una segunda tienda o expandir geográficamente.
- Evaluar otra unidad de negocio complementaria.
- Redefinir la misión y visión de los socios (grupo empresarial) y revisar valores.
- Consolidar un modelo de franquicia o réplica apalancado en la automatización.
10. Plan de Acción Detallado
Fase Inicial: Adecuación del local, compra de equipos y hoja de ruta (Etapas 1 y 2).
10.1 Gestión prioritaria: Contrato con entidades estatales para venta de cigarro y ron
Importancia estratégica: Las averiguaciones realizadas confirman que los cigarros y las bebidas alcohólicas (ron) son de los productos más demandados en la localidad de Centro Habana. Obtener la autorización y el contrato con las entidades estatales correspondientes (como Tiendas Caribe, CIMEX u otras distribuidoras autorizadas) garantiza un flujo de ventas desde el primer día y una ventaja competitiva inmediata.
Acciones concretas:
- Identificar la entidad estatal competente y los requisitos legales para la comercialización minorista de cigarros y ron.
- Presentar la solicitud formal con la documentación de La Tienda.
- Negociar condiciones de suministro, precios mayoristas y periodicidad de entrega.
- Cumplir con todas las regulaciones (licencias, impuestos, registro de inventario de productos controlados).
10.2 Adecuación y remodelación del local
- Presupuesto estimado: 2,500 USD (dentro de la inversión inicial).
- Acciones: pintura, reparación de instalaciones eléctricas e iluminación, estanterías modulares, vitrinas refrigeradas pequeñas (si aplica), área de caja y atención al cliente, sistema de seguridad básico (reja, cerradura reforzada, alarma simple).
- Responsable: Yanier (Operaciones) con apoyo presencial de todos los socios.
- Tiempo estimado: 3 semanas.
10.3 Compra de equipos clave
| Concepto | Estimado |
|---|---|
| Triciclo eléctrico de carga y pasajeros | 1,800 USD |
| Equipo informático (laptop, lector de códigos, impresora térmica, POS) | Incluido |
| Balanza digital, neveras pequeñas, utensilios de almacén | Incluido |
| Total estimado en equipamiento | 4,000 USD |
Responsable de adquisición: Ángel (Compras), con asesoramiento tecnológico de Yampier.
10.4 Plan de acción por semanas — Etapa 1 (Validación)
Semana 1-2
Adecuación del local. Ángel inicia gestiones para contrato estatal de cigarro y ron. Yampier configura primeros formularios digitales (hoja de cálculo compartida/App simple) para registro de productos, ventas y contactos.
Semana 3
Compra y montaje de mobiliario y equipos. Primer pedido pequeño de surtido variado (incluyendo cigarros y ron una vez obtenido el permiso, o productos sustitutos temporales), siguiendo criterios de Ángel y Yanier.
Semana 4-5
"Marcha blanca": apertura suave a clientes seleccionados (vecinos, conocidos) durante horario diurno y nocturno, con registro manual de cada venta, preferencias, comentarios. Encuesta rápida sobre preferencias.
Semana 6
Análisis de datos recogidos. Reunión táctica semanal para determinar:
- Perfil del cliente recurrente.
- Top 5 productos estrella día / noche (cigarro y ron deben figurar prioritariamente si las ventas lo confirman).
- Canal de comunicación preferido por los clientes (WhatsApp, grupo de difusión, etc.).
10.5 Plan de acción — Etapa 2 (Lanzamiento Real)
Mes 1
- Ajuste de surtido basado en resultados de validación, dando protagonismo a los productos estrella (cigarro y ron).
- Apertura oficial con horarios regulares, promocionando fuertemente la disponibilidad de cigarro y ron autorizados.
- Implementación del sistema de pedidos digitales sencillo (formulario web o bot de WhatsApp creado por Yampier).
- Inicio de registro contable por parte de Yampier; primera conciliación quincenal con Ángel.
Mes 2
- Medición de tasa de repetición y rotación de productos. Análisis de rentabilidad por línea.
- Identificación de razones de abandono y puntos de mejora.
- Consolidación del canal de comunicación más efectivo; inicio de promociones limitadas en cigarros y ron.
- Ajuste de procesos operativos (reparto con triciclo, horarios, responsabilidades diarias).
Mes 3
- Cálculo del colchón financiero: ahorrar un fondo equivalente a 3 meses de costos fijos. Estrategia: apartar un % fijo de ingresos diarios.
- Estandarización documentada de los procesos de atención, despacho y reposición.
- Primera reunión estratégica de revisión mensual con el Socio 1 (virtual), presentando indicadores digitales que incluyan la contribución de cigarro y ron al volumen de ventas.
11. Conclusión
La combinación única de perfiles societarios, una estructura organizacional definida por puestos desde el día uno, la gestión prioritaria del contrato estatal para productos de alta demanda, y una visión clara de las etapas del negocio dota a La Tienda de un plan robusto. La correcta ejecución en cada fase —desde la validación de la idea hasta el escalamiento real—, apalancada por la digitalización y la automatización que Yampier lidera, hará de esta comercializadora un negocio exitoso, sostenible, sustentable y preparado para crecer de forma predecible en el contexto cubano.